如何同时高效地管理多个项目?

如何同时高效地管理多个项目?

现在很多公司都把组织结构项目化,于是日常运作都会涉及很多的项目,如果你是项目经理、质量经理、营运经理、六西格玛项目的领导者,很多时候都需要同管理很多同时并行的项目,所以你需要有更仔细的策略、技巧,才可以确保项目的进度可以控制在一定范围内,优思学院 在这里给你七个建议:

 

1. 预先做好计划,包括了解可能出现的风险。

当你管理多个项目时,不应留下任何一个不确定性。重要的是要为每一种可能的情况提前创建一个成功的项目计划,并在事情发生时有应急计划。你必须为自己和团队设定合理的期望,以便在项目各方面取得成功,包括时间、目标,质量。

 

2. 善用科技工具

即使你认为自己是最有效的领导者和最好的项目经理,你也一定会需要一些工具的帮助。可以多利用各种软件,例如线上会议、共享文档、线上项目管理软件等等,都可以令流程更畅顺。

有些项目管理软件配合即时性的项目管理图表、图片和其他信息丰富的图形说明,直观地看到项目的进展。

 

3. 确定任务的优先次序

知道项目中的任务的优先排序是非常重要的。项目经理必须知道哪些任务会对组织产生更大的影响,并有效地进行优先排序。
你也可以将不同项目中重复或相似的任务分组。通过这样做,你可以轻松地在最少的时间内完成不同项目的工作。

 

4. 通过定期审查调整你的计划

永远坚持原来的计划是没有意义的,计划是可以因应不同的情况而作出调整的。灵活性是一个有效的领导者必须具备的极其重要的属性,当你管理多个项目时,有几个未知的变量,有时会改变你的整个前景。
聪明的做法是,首先召开项目启动会议,定期举行审查会议,在会上更新原始计划,以便成功完成所有项目。

 

5. 知道何时授权

一个好的领导者知道什么时候应该负责,什么时候应该信任他的团队成员。你必须与你的团队建立信任关系,当你的任务太多,就把任务下放,并分配给他们。

 

6. 保持专注

你同时兼顾多个项目时,你会很难专注于每一件小事、琐碎事。要成为一个高效的项目经理,你必须把握项目的关键节点、关键人物,才可让自己保持专注。

 

7. 与团队成员沟通

项目中的有效沟通也许是项目管理中最重要的方面之一。许多成功的项目管理方法,如Scrum和Kanban,都注重创造一个开放的空间,每一件事都与整个团队分享。
在管理多个项目时,这变得更加重要,因为团队可以知道任何潜在的问题,并在项目发生任何重大延误之前讨论其解决方案。

六西格玛 优思学院

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